Version : v01
Date de dernière mise à jour : 02/10/2026

Cette page explique simplement quelles données personnelles nous utilisons, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les gardons et quels sont vos droits.

1. Qui sommes-nous ?

Experts Pellet SRL, Rue du Sart 6, 4260 Braives, Belgique (n° d'entreprise BE0786.974.559), est responsable du traitement de vos données. Pour toute question sur vos données : aide@expertspellet.be ou 019 48 01 03.

2. Quelles données utilisons-nous ?

• Vos coordonnées : nom, adresse, téléphone, adresse e-mail.
• Les informations sur votre poêle : marque, modèle, numéro de série, facture d'achat et date d'achat.
• Le suivi de nos interventions : rendez-vous, rapports de mise en service, d'entretien et de réparation, photos de votre installation, factures et paiements.
• Nos échanges avec vous : e-mails, SMS et appels téléphoniques (résumé et transcription de l'appel).
• Sur notre site internet : les cookies strictement nécessaires à son fonctionnement.

3. Pourquoi les utilisons-nous ?

• Pour réaliser les prestations que vous nous demandez : mise en service, entretien, réparation, planification des rendez-vous, rapports. Base légale : l'exécution de notre contrat avec vous.
• Pour faire valoir la garantie de votre poêle auprès du fabricant. Base légale : l'exécution du contrat et notre intérêt légitime à faire prendre en charge les interventions couvertes.
• Pour la facturation et la comptabilité. Base légale : nos obligations légales.
• Pour améliorer notre service et sa sécurité, et nous défendre en cas de litige. Base légale : notre intérêt légitime.

4. La mise en service à distance

Si vous choisissez la mise en service à distance, vous nous envoyez des photos de votre installation par un lien personnel. Elles servent uniquement à vérifier que votre installation est sûre et à établir votre rapport de mise en service. Avant l'envoi, la photo est réduite dans votre téléphone et ses informations techniques (dont la position GPS) sont supprimées. Les photos sont rangées dans votre dossier chez Experts Pellet. Le lien est personnel et cesse de fonctionner après 30 jours.

5. L'intelligence artificielle

Nous utilisons des outils d'intelligence artificielle pour nous aider : lire les documents que vous nous envoyez, analyser les photos de votre installation, répondre à certains appels et préparer nos réponses. Aucune décision vous concernant n'est prise uniquement de façon automatisée : un technicien d'Experts Pellet vérifie et valide chaque conclusion de mise en service, et une personne de notre équipe valide nos réponses.

6. Avec qui partageons-nous vos données ?

• Nos techniciens, pour les interventions chez vous.
• Le fabricant de votre poêle (Invicta), pour la garantie : identification du poêle et rapport d'intervention.
• Nos prestataires, qui agissent uniquement selon nos instructions : notre logiciel de gestion et de site internet (Odoo), l'hébergement de nos serveurs (Hetzner, dans l'Union européenne), nos services d'intelligence artificielle (Anthropic), de téléphonie et de SMS (Ringover, ElevenLabs, Twilio) et de paiement (SumUp).

Certains de ces prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Nous ne vendons jamais vos données.

7. Combien de temps les gardons-nous ?

• Votre dossier client (coordonnées, poêle, rapports et photos d'intervention) : tant que nous suivons votre poêle, puis 10 ans après la dernière intervention. Ces documents prouvent que l'installation a été contrôlée : ils vous protègent aussi en cas de sinistre.
• Une demande restée sans suite (aucune intervention) : 3 ans après notre dernier échange.
• Les factures et pièces comptables : 10 ans, comme l'imposent nos obligations comptables et fiscales.
• Les enregistrements des appels chez notre prestataire de téléphonie : 30 jours au plus ; le résumé de l'appel reste dans votre dossier.
• Les liens de mise en service à distance : 30 jours ; les photos envoyées rejoignent votre dossier.

8. Vos droits

Vous pouvez à tout moment demander l'accès à vos données, leur correction, leur suppression, la limitation de leur utilisation, leur transfert, ou vous opposer à leur utilisation fondée sur notre intérêt légitime. Écrivez-nous à aide@expertspellet.be : nous répondons dans le mois. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (www.autoriteprotectiondonnees.be).

9. Modifications

Nous pouvons mettre cette page à jour. La date de la dernière version est indiquée en haut de la page.